Políticas y Procedimientos para solicitud de1 auspicio

Toda solicitud de Auspicio, deberá ser registrada, por el proponente, en el sistema de Solicitud de Auspicios, mediante la creación de su cuenta personal.

Toda solicitud de auspicio, deberá ser registrada en el sistema de Manejo de Auspicio con un mínimo de 120 días calendario, antelación al evento. Después del 31 de diciembre del 2014, se recibirán las propuestas estrictamente por medio del sistema electrónico con 120 días de anticipación al evento.

Aquellas propuestas cuya naturaleza del evento sea para la obtención de sede o por alguna otra excepción, deberá estar acompañada de un memo explicativo según la situación.

Tipos de auspicios

La Compañía de Turismo de Puerto Rico determinará el tipo de auspicio que otorgará al peticionario, según el evento presentado. El auspicio otorgado estará incluido en el acuerdo final junto a los beneficios que obtendrá la CTPR.

Se consideran como auspicio los siguientes renglones:

• Aportación económica (para gastos de producción y otros)
• Apoyo para la obtención de sede para eventos
• Apoyo publicitario (Centros de Información, redes sociales, revistas, artículos en el ¿Qué Pasa?, anuncios en prensa y otros)
• Artículos promocionales (Goodies, recordatorios,etc)
• Material promocional
• Enlace inter-agencial
• Servicio de recibimiento en el Aeropuerto
• Endoso
• Grupos Musicales
• Uso de las Facilidades (El auspicio de uso de facilidades no incluye pago de seguro, mantenimiento y seguridad)

Gastos que no se auspician

• Gastos operacionales generales que incluyen: pago al staff, oficiales y otros relacionados al personal.
• Remodelación de facilidades o construcción de las mismas.
• Compra de equipo permanente, a menos que el mismo pase a ser parte de la CTPR.
• Deudas incurridas previas a la firma de contrato.
• Bebidas alcohólicas
• Cualquier gasto que represente viajar fuera de Puerto Rico, a menos que el área de publicidad determine que es parte de la estrategia de la CTPR.

Razones comunes para no obtener auspicios

Una solicitud de auspicio podrá ser denegada, si el evento no cumple favorablemente con alguno de los criterios de evaluación establecidos y/o por las siguientes razones:

• No se alinea a las prioridades estratégicas de mercadeo y promoción de la CTPR.
• Restricción o limitación presupuestaria – Restricción presupuestaria hace referencia al hecho de que el ingreso disponible sólo permite adquirir una cantidad limitada, es decir, los ingresos están restringidos.
• Restricción o limitación de tiempo – Toda solicitud de auspicio debe ser presentada a la CTPR con no menos de noventa (90) o ciento veinte (120) días de antelación al evento, según aplique, para así emitir una recomendación. Una solicitud que no cumpla con el término establecido para su presentación o con alguno de los requisitos de contenido establecidos, podrá ser devuelta al peticionario dentro del referido término de diez (10) días. En dicho caso, se notificará al solicitante los fundamentos para la devolución, y la solicitud no se considerará debidamente presentada.
• Equipo(s) o individuo con el interés de representar a Puerto Rico, no cualifica para auspicio – Nuestra estrategia principal es fomentar, de alguna manera, el turismo y/o desarrollo económico de Puerto Rico. La CTPR evaluará la solicitud y puede determinar el otorgamiento de auspicio mediante material promocional como intercambio, sujeto a disponibilidad.
• Propuesta Incompleta – Toda solicitud debe contener la información requerida para poder evaluar efectivamente. El sistema que la CTPR ha implementado, facilita los formularios que contienen la data necesaria para cumplir con la información y documentos solicitados para una recomendación real. En caso, que la información requerida no pueda ser completada al momento de presentar la propuesta, el(la) oficial a cargo podrá fijar una fecha límite para la entrega de los mismos. De no cumplir con las mismas la propuesta puede ser rechazada al instante.
• La entidad no cumple con los requisitos para contratación con las leyes y reglamentos aplicables del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

Pueden existir otras razones para la denegación de un auspicio.

Tiempo aproximado para el proceso de evaluación de una propuesta.

La CTPR se reserva el derecho a:

• Rechazar una, algunas o todas las propuestas presentadas para solicitud de auspicio y fondos públicos, sin la obligación o responsabilidad hacia ninguno de los proponentes.
• Solicitar la modificación, cambio o según aplique de las propuestas presentadas mediante un acuerdo proponente.
• Comunicar su intención de no continuar con el proceso de negociación de una propuesta.
• Una reconsideración si la solicitud de auspicio es denegada.